
Política de tratamiento de la información
- Nota preliminar.
La presente política consagra las políticas de tratamiento de todos aquellos datos personales que se manejan y reposan en las bases de datos de la empresa ALFA TRADING SAS, en virtud y dando cumplimiento del decreto 1377 del 2013 y de la ley 1581 del 2012por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Junto y en acompañamiento con las normas y decretos que lo complementen se adicionen o modifiquen.
- Responsable del tratamiento.
ALFA TRADING SAS, es responsable del tratamiento de los datos personales que se manejen junto con las decisiones y acciones licitas para las que se necesiten.
Domicilio: Bogota D.C,
Dirección: Calle 23 #116-31 Bod. 1 Parque Industrial, Puerto Central
Correo electrónico: protecciondedatos@alfatrading.com
- Tratamientos.
Los datos personales serán manejados, usados, administrados, custodiados, actualizados, circulados, suprimidos si fuere el caso y tramitados de acuerdo para la finalidad de las actividades que se necesiten siempre sean para actividades licitas y que no sean contrarias a la ley, y de acuerdo al fin que tenga el tratamiento.
- 3.1.tratamiento de la información de datos sensibles:
La compañía ALFA TRADING SAS aplicara de acuerdo a las disposiciones legales y las limitaciones al tratamiento de datos sensibles, en razón de lo anterior se da seguridad de:
- que el titular haya manifestado de manera escrita su autorización expresa para que sean tratados sus datos personales, exceptuando los casos que por ley no lo permitan, y que puedan causar un daño social.
- Que la información a tratar sea para el beneficio de un bien social y general para la comunidad y que no afecte al titular.
- Que el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés del titular y este se encuentre en estado de indefensión física o discapacitado.
- El tratamiento se refiera y sea necesario para el objeto o desarrollo de la defensa de un derecho en un proceso judicial.
- Que el tratamiento tenga una finalidad científica, histórica, para estos casos la empresa ALFA TRADING S.A.S tomara las medidas que sean necesarias para no revelar la identidad del titular.
- 5.2.Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:
- Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
- Que se cuente con la autorización por parte del parte o acudiente del niño, niña o adolescente, la compañía ALFA TRADING S.A.S solicitara por escrito la autorización del acudiente o representante legal del menor para el tratamiento de datos personales.
- Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
- 3.3.Finalidades de los tratamientos
La información personal que es manejada en ALFA TRADING SAS posee el siguiente fin de acuerdo a cada área o grupos:
- 3.4.Trabajadores, contratistas prestadores de servicios, pensionados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares, y los contratistas prestadores de servicios con ALFA TRADING S.A.S
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- Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con ALFA TRADING S.A.S.
- Accionistas: Comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, aseguramiento, atención, direccionamiento, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas e inversionistas con ALFA TRADING S.A.S.
- Proveedores y sus trabajadores y contratistas: Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores contratistas y sus empleados con la empresa ALFA TRADING S.A.S.
- Vigencia de las bases de datos.
Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.
- Derechos de los titulares.
- Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento en su condición .Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
- Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
- Autorización
Exceptuando los casos definidos por la ley 1581 de 2012(o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman, o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitara a más tardar al momento de la captura de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Área competente y procedimientos para cada titular, acorde con el grupo de interés al que pertenezca, ejerza sus derechos:
El titular puede ejercer sus derechos por los siguientes medios:
-correo electrónico protecciondedatos@alfatrading.com;
-Correo físico a la dirección Calle 23 #116-31 Bod. 1 Parque Industrial, Puerto Central
-Teléfonos: 4283966
7. Políticas
En ALFA TRADING SAS, se establecen las siguientes directrices generales:
- ALFA TRADING S.A.S, registrara las bases de datos en el registro nacional de bases de datos- RNBD- en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012.
- El representante legal, el administrador delegado y los funcionarios operativos responsables del tratamiento de las bases de datos reportaran las bases de datos con información personal que administren, informaran las novedades de su administración y reportaran nuevas bases de datos.
- ALFA TRADING S.A.S, implementara procedimientos para garantizar el cumplimiento de su política de tratamiento de información personal.
- El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreara las sanciones disciplinarias estipuladas en el reglamento interno de trabajo.
- Los encargados del tratamiento de las bases de datos deberán mantener seguridad en el almacenamiento y acceso a la información personal que administran.
- ALFA TRADING S.A.S, implementara aviso de privacidad en el momento de recolectar información personal.
- Los procedimientos requeridos para el cumplimiento de esta norma son el manual de políticas de seguridad de la información y le manual de procedimientos de seguridad de la información.
- Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.
8. políticas específicas relacionadas con el tratamiento de datos personales:
- ALFA TRADING S.A.S realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus
Funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su
Posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.
- El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible.
ALFA TRADING S.A.S, mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.
- Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios de ALFA TRADING S.A.S que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.
- ALFA TRADING S.A.S autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.
- ALFA TRADING S.A.S no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.
- Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por ALFA TRADING S.A.S como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa ALFA TRADING SAS El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.
- ALFA TRADING S.A.S suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.
- Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, ALFA TRADING S.A.S deberá entregar dicha información.
- Las políticas establecidas por ALFA TRADING S.A.S respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por ALFA TRADING S.A.S para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.
- Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.
- Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con ALFA TRADING S.A.S, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente.
- ALFA TRADING S.A.S, divulgará en sus servidores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.
- ALFA TRADING S.A.S no realizará transferencia de información relacionada con Datos
Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la misma Superintendencia de industria y comercio.
- El encargado del tratamiento de información de datos personales, respetara las acondiciones de seguridad y confidencialidad de la
Información del titular establecidas por ALFA TRADING S.A.S
9. Vigencia:
Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 28 de octubre de 2016.
CIRO HERNAN ANGEL TURMEQUE
Representante legal