Política de tratamiento de la información

1. Nota preliminar.

La presente política consagra las políticas de tratamiento de todos aquellos datos personales que se manejan y reposan en las bases de datos de la empresa ALFA TRADING SAS, en virtud y dando cumplimiento del decreto 1377 del 2013 y de la ley 1581 del 2012por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.  Junto y en acompañamiento con las normas y decretos que lo complementen se adicionen o modifiquen.

2. Responsable del tratamiento.

ALFA TRADING SAS, es responsable del tratamiento de los  datos personales que se manejen junto con las decisiones y acciones  licitas para las que se necesiten.

Domicilio: Bogota D.C, 

Dirección: Calle 23 #116-31 Bod. 1 Parque Industrial, Puerto Central

Correo electrónico: protecciondedatos@alfatrading.com

3. Tratamientos.

Los datos personales serán manejados, usados, administrados, custodiados, actualizados, circulados, suprimidos si fuere el caso  y tramitados de acuerdo para la finalidad de las actividades que se necesiten siempre sean para actividades licitas y que no sean contrarias a la ley, y de acuerdo al fin que tenga el tratamiento.

1. 3.1.tratamiento de la información de datos sensibles:

La compañía ALFA TRADING SAS  aplicara de acuerdo a las disposiciones legales y las limitaciones al   tratamiento de datos sensibles, en razón de lo anterior se da seguridad de:

1. que el titular haya manifestado de manera escrita su autorización expresa para que sean tratados sus datos personales, exceptuando los casos que por ley no lo permitan, y que puedan causar un daño social.
2. Que la información a tratar sea para el beneficio de un bien social y general para la comunidad y que no afecte al titular.

3. Que el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés del titular y este se encuentre en estado de indefensión física o discapacitado.
4. El tratamiento se refiera y sea necesario para el objeto o desarrollo de la defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. Que el tratamiento tenga una finalidad científica, histórica, para estos casos la empresa ALFA TRADING  S.A.S tomara las medidas que sean necesarias para no revelar la identidad del titular.

2. 5.2.Tratamiento de datos personales de niñas, niños y/o adolescentes:

1. Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se cuente con la autorización por parte del parte o acudiente del niño, niña o adolescente, la compañía ALFA TRADING S.A.S solicitara por escrito la autorización del acudiente  o representante legal del menor para el tratamiento de datos personales.
3. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3. 3.3.Finalidades de los tratamientos

La información personal que es manejada en ALFA  TRADING SAS posee el siguiente fin de acuerdo a cada área o grupos:

4. 3.4.Trabajadores, contratistas prestadores de servicios, pensionados y/o beneficiarios: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, procesamiento, investigación, capacitación, autorización, reporte, estadística, planeación, mejora, análisis, tramitación, auditaje, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los empleados, pensionados y sus familiares, y los contratistas prestadores de servicios  con ALFA TRADING S.A.S

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1. Clientes: Relacionamiento, comunicación, registro, acreditación, consolidación, organización, actualización, aseguramiento, atención, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los clientes con ALFA TRADING S.A.S.

2. Accionistas: Comunicación, registro, consolidación, acreditación, organización, actualización, control, aseguramiento, atención, direccionamiento, tramitación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones, estrategias, y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los accionistas e inversionistas con ALFA TRADING S.A.S.

3. Proveedores y sus trabajadores y contratistas: Comunicación, registro, consolidación, organización, actualización, tramitación, control, acreditación, aseguramiento, auditaje, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, asignación, defensa jurídica, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores contratistas y sus empleados con la empresa ALFA TRADING S.A.S.

4. Vigencia de las bases de datos.

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

5. Derechos de los titulares.

1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento en su condición .Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, mediante cualquier medio válido,  salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.

3. Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento  previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces,  quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

6. Autorización 

Exceptuando los casos definidos por la ley 1581 de 2012(o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman, o deroguen), en los casos en que se requiera contar con la autorización previa del titular la solicitara a más tardar al momento de la captura de la información. La autorización deberá ser expresa e informada en el sentido de incluir las finalidades específicas  del tratamiento para las cuales se obtiene el consentimiento, y obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Área competente y procedimientos para cada titular, acorde con el grupo de interés al que pertenezca, ejerza sus derechos:

El titular puede ejercer sus derechos por los siguientes medios:

-correo electrónico protecciondedatos@alfatrading.com;

-Correo físico a la dirección Calle 23 #116-31 Bod. 1 Parque Industrial, Puerto Central

-Teléfonos: 4283966

7. Políticas

En ALFA TRADING SAS, se establecen las siguientes directrices generales:

1. ALFA TRADING S.A.S, registrara las bases de datos en el registro nacional de bases de datos- RNBD- en cumplimiento a lo establecido en la ley 1581 de 2012.  

2. El representante legal, el administrador delegado y los funcionarios operativos responsables del tratamiento de las bases de datos reportaran las bases de datos con información personal que administren, informaran las novedades de su administración y reportaran nuevas bases de datos.

3. ALFA TRADING S.A.S, implementara  procedimientos para garantizar el cumplimiento de su política de tratamiento de información personal.

4. El incumplimiento de las políticas de tratamiento de la información acarreara las sanciones disciplinarias estipuladas en el reglamento interno de trabajo.

5. Los encargados del tratamiento de las bases de datos deberán mantener seguridad en el almacenamiento y acceso a la información personal que administran.

6. ALFA TRADING S.A.S, implementara aviso de privacidad en el momento de recolectar información personal.

7. Los procedimientos requeridos para el cumplimiento de esta norma son el manual de políticas de seguridad de la información y le manual de procedimientos de seguridad de la información.

8. Cumplir con toda la normatividad legal vigente colombiana que dicte disposiciones para la protección de datos personales.

8. políticas específicas relacionadas con el tratamiento de datos personales:

1. ALFA TRADING S.A.S realiza el tratamiento de Datos Personales en ejercicio propio de sus funciones legales y para el efecto no requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular. Sin embargo, cuando no corresponda a sus 

Funciones deberá obtener la autorización por medio de un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, sitio web, o también de manera verbal o telefónica o en cualquier otro formato que permita su 

Posterior consulta a fin de constatar de forma inequívoca que sin el consentimiento del titular los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en medios electrónicos o físicos.

2. El Dato Personal sometido a Tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. 

ALFA TRADING  S.A.S, mantendrá la información bajo estas características siempre y cuando el titular informe oportunamente sus novedades.

3. Los Datos Personales solo serán Tratados por aquellos Funcionarios de ALFA TRADING S.A.S que cuenten con el permiso para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades o por los Encargados.

4. ALFA TRADING S.A.S autorizará expresamente al Administrador de las bases de datos para realizar el tratamiento solicitado por el Titular de la información.

5. ALFA TRADING S.A.S no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se trate de información pública o que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas autorizadas por ley o por el titular.

6. Todo Dato Personal que no sea Dato Público se tratará por ALFA TRADING  S.A.S como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la empresa ALFA TRADING SAS El Titular, directamente o a través de las personas debidamente autorizadas, podrá consultar sus Datos Personales en todo momento y especialmente cada vez que existan modificaciones en las Políticas de Tratamiento de la información.

7. ALFA TRADING  S.A.S suministrará, actualizará, ratificará o suprimirá los Datos Personales a solicitud del Titular para corregir información parcial, inexacta, incompleta, fraccionada que induzca al error o aquella que haya sido tratada previa a la vigencia de la ley y que no tenga autorización o sea prohibida.

8. Cuando le sea solicitada información, ya sea mediante una petición, consulta o reclamo por parte del Titular, sobre la manera como son utilizados sus Datos Personales, ALFA TRADING  S.A.S deberá entregar dicha información.

9. Las políticas establecidas por ALFA TRADING  S.A.S respecto al tratamiento de Datos Personales podrán ser modificadas en cualquier momento. Toda modificación se realizará con apego a la normatividad legal vigente, y las mismas entrarán en vigencia y tendrán efectos desde su publicación a través de los mecanismos dispuestos por ALFA TRADING S.A.S para que los titulares conozcan la política de tratamiento de la información y los cambios que se produzcan en ella.

10. Los Datos Personales sujetos a tratamiento deberán ser manejados proveyendo para ello todas las medidas tanto humanas como técnicas para su protección, brindando la seguridad de que ésta no pueda ser copiada, adulterada, eliminada, consultada o de alguna manera utilizada sin autorización o para uso fraudulento.

11. Cuando finalice alguna de la labores de tratamiento de Datos Personales por los Servidores, contratistas o Encargados del tratamiento, y aun después de finalizado su vínculo o relación contractual con ALFA TRADING  S.A.S, éstos están obligados a mantener la reserva de la información de acuerdo con la normatividad vigente.

12. ALFA TRADING S.A.S, divulgará en sus servidores, contratistas y terceros encargados del tratamiento las obligaciones que tienen en relación con el tratamiento de Datos Personales mediante campañas y actividades de orden pedagógico.

13. ALFA TRADING S.A.S no realizará transferencia de información relacionada con Datos 

Personales a países que no cuenten con los niveles adecuados de protección de datos, de acuerdo con los estándares que estén fijados en la misma Superintendencia de industria y comercio.

14. El encargado del tratamiento de información de datos personales, respetara las acondiciones de seguridad y confidencialidad de la 

Información del titular establecidas por ALFA TRADING  S.A.S

9. Vigencia:

Las presentes directrices de tratamiento de la información personal rigen desde el 28 de octubre de 2016.

CIRO HERNAN ANGEL TURMEQUE

Representante legal